ภาพรวมกระบวนการรับสินค้าและจัดเก็บ

กระบวนการทั้งหมดแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งรับสินค้าล่วงหน้าจนถึงการปิดใบงานจัดเก็บ

ดังแผนภาพต่อไปนี้

[สร้าง ASN] → [สร้าง GR] → [Confirm Receive] → [Putaway] → [CLOSED]

สถานะสินค้าใน Inventory Enquiry

---

1. รับสินค้าล่วงหน้า (Advance Shipment Notice)

ใช้สำหรับสร้างและจัดการใบแจ้งการส่งสินค้าล่วงหน้า (ASN) ก่อนสินค้าเดินทางมาถึงคลัง สามารถสร้างได้ 2 วิธี ได้แก่

การ Import ข้อมูล และการกรอกข้อมูลมือ (Web Input)

วงจรสถานะใบงาน ASN

1.1 การสร้าง ASN ผ่าน Import

ใช้เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลสินค้าหลายรายการพร้อมกัน รองรับ 2 รูปแบบ

วิธีที่ 1 — Import แบบ Data from table (กรอกข้อมูลในระบบ)

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. คลิกปุ่ม Import

3. Pop-up Document Type ปรากฏขึ้น → คลิก Create

4. เลือกรูปแบบ Data from table → คลิก Next

5. กรอกข้อมูลในตารางตามฟิลด์ที่กำหนด

6. (ไม่บังคับ) หากต้องการแยกใบงานตาม PO Number: เลือก Split by column → เลือก "PO Number"

7. (ไม่บังคับ) ตั้งค่า Toggle ตามต้องการ (ดูคำอธิบายด้านล่าง)

8. คลิกปุ่ม Import Now

วิธีที่ 2 — Import แบบ Upload file (อัปโหลดไฟล์ Excel)

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. คลิกปุ่ม Import

3. Pop-up Document Type ปรากฏขึ้น → คลิก Create

4. เลือกรูปแบบ Upload file → คลิก Next

5. อัปโหลดไฟล์ Excel Template ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว

6. (ไม่บังคับ) เลือก Split by column หากต้องการแยกใบงาน

7. (ไม่บังคับ) ตั้งค่า Toggle ตามต้องการ

8. คลิกปุ่ม Import Now

คำอธิบาย Toggle ในหน้า Import

Result Import

1.2 การสร้าง ASN ผ่าน Web Input (กรอกมือ)

ใช้เมื่อต้องการสร้างใบงาน ASN ทีละใบ โดยกรอกข้อมูลผ่านหน้าจอระบบโดยตรง

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. คลิกปุ่ม New

3. Pop-up Document Type ปรากฏขึ้น → คลิก Create

4. กรอก PO Number และข้อมูลส่วนหัวของใบงาน → คลิก Next

5. คลิกปุ่ม New เพื่อเพิ่มรายการสินค้า

6. กรอก SKU และรายละเอียดสินค้า (Qty, Pack Code, Expected Receive Date ฯลฯ)

7. คลิก Save

8. (ทำซ้ำข้อ 5–7 หากต้องการเพิ่มสินค้าหลายรายการ)

1.3 การแก้ไขใบงาน ASN

เงื่อนไขสำคัญ: แก้ไขได้เฉพาะใบงานที่มีสถานะ OPENED เท่านั้น

แก้ไขจำนวนสินค้า (Quantity)

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. เปิดใบงานที่ต้องการแก้ไข (Status = OPENED)

3. คลิก Tab SKU

4. ดับเบิลคลิกที่แถว SKU ที่ต้องการแก้ไข

5. แก้ไขค่าในช่อง Received Qty

6. คลิก Save

Received Qty ต้องมากกว่า 0 เสมอ:หากใส่ค่า 0 หรือค่าลบ ระบบแจ้ง Error: Please check quantity: Received Qty

เพิ่มรายการสินค้าใหม่ (Add New SKU)

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. เปิดใบงานที่ต้องการ (Status = OPENED)

3. คลิก Tab SKU

4. คลิกปุ่ม New

5. กรอก SKU และข้อมูลรายการสินค้าให้ครบ

6. คลิก Save

ลบรายการสินค้า (Remove SKU)

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. เปิดใบงานที่ต้องการ (Status = OPENED)

3. คลิก Tab SKU

4. Hover ที่แถว SKU ที่ต้องการลบ → คลิกไอคอนถังขยะ

5. คลิก Delete ที่ Pop-up → คลิก OK

6. คลิก Save

สินค้าที่ลบจะเปลี่ยนเป็นแถวสีเทา (Soft Delete) ไม่ได้ถูกลบออกจริง และจำนวนใน Unloading Report จะลดลงตาม

แก้ไข PO Number

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. เปิดใบงานที่ต้องการ (Status = OPENED)

3. แก้ไขช่อง PO Number ในส่วนหัวใบงาน

4. คลิก Save

1.4 การ Export ข้อมูล ASN

Export ข้อมูลทั้งหมด

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. คลิกปุ่ม Export Excel

Export เฉพาะบางรายการ

1. ไปที่เมนู Advance Shipment Notice

2. ใช้ Quick Search กรองรายการที่ต้องการ Export

3. คลิกปุ่ม Export Excel

---

2. เอกสารรับสินค้า (Goods Receipt New PO)

ใช้สำหรับสร้างและจัดการใบรับสินค้า (GR) เมื่อสินค้ามาถึงคลัง สามารถอ้างอิงจาก ASN/PO หรือสร้างโดยไม่มี PO ก็ได้

วงจรสถานะใบงาน GR

2.1 การสร้าง GR แบบอ้างอิง PO/ASN (รวมหลายใบ)

ใช้เมื่อมีใบงาน ASN ที่ Status = OPENED พร้อมนำมารับสินค้า สามารถรวมหลาย ASN ในใบ GR เดียวได้

ASN ที่มีสถานะ RECEIVING (คือถูกนำไปสร้าง GR อื่นแล้ว) จะไม่ปรากฏในผลการค้นหา

ขั้นตอนที่ 1 — สร้างใบงาน GR

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิกปุ่ม Create GR

3. กรอกหมายเลข ASN ในช่อง Search → คลิก Search Now

4. ติ๊ก Checkbox หน้าใบงาน ASN ที่ต้องการ → คลิกลูกศร  เพื่อย้ายมาฝั่งขวา

5. (ถ้ามี ASN หลายใบ) ทำซ้ำข้อ 3–4 จนได้ครบทุกใบที่ต้องการ

6. คลิกปุ่ม Confirm → คลิก OK → คลิก OK ที่ Pop-up Success

ขั้นตอนที่ 2 — ยืนยันการรับสินค้า (Confirm Receive)

1. ในหน้า Goods Receipt คลิก + หน้าใบงาน GR ที่เพิ่งสร้าง เพื่อขยายรายการ ASN

2. คลิกเข้าใบงาน ASN ใบที่ 1

3. คลิก Tab SKU

4. (ถ้ารับ Partial) แก้ไขจำนวน Qty หรือลบบางรายการ → คลิก Save

5. คลิกปุ่ม Confirm Receive → คลิก Goods Receipt → คลิก OK

6. (ถ้ามี ASN หลายใบ) ทำซ้ำข้อ 2–5 สำหรับ ASN ใบถัดไป

2.2 การสร้าง GR แบบไม่มี PO (Web Input)

ใช้เมื่อรับสินค้าโดยไม่มีใบ PO/ASN ล่วงหน้า

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิกปุ่ม Create GR

3. คลิกปุ่ม Confirm (ไม่ต้องเลือก ASN) → คลิก OK → คลิก OK

4. (ไม่บังคับ) ปรับ วันที่รับสินค้า ก่อนเลือกสินค้า — สามารถระบุวันย้อนหลังได้

5. คลิกปุ่ม Next เพื่อเข้าหน้ากรอกสินค้า

6. คลิกปุ่ม New → กรอก SKU และรายละเอียด (Qty, Lot, Expiry Date, Mfg Date หากมี)

7. คลิก Save

8. (ทำซ้ำข้อ 6–7 หากต้องการเพิ่มหลาย SKU)

9. คลิกปุ่ม Confirm Receive เพื่อยืนยันการรับ

2.3 การสร้าง GR แบบไม่มี PO (Import)

รองรับ 2 รูปแบบ: Data from table และ Upload file (Excel)

วิธีที่ 1 — Data from table

1. ไปที่เมนู Goods Receipt → คลิกปุ่ม Import

2. Pop-up Document Type → คลิก Create

3. เลือก Data from table → คลิก Next

4. กรอกข้อมูล SKU, Qty, Receive Date และฟิลด์ที่ต้องการ

5. (ไม่บังคับ) ตั้งค่า Toggle ตามต้องการ

6. คลิก Import Now

วิธีที่ 2 — Upload file (Excel)

1. ไปที่เมนู Goods Receipt → คลิกปุ่ม Import

2. Pop-up Document Type → คลิก Create

3. เลือก Upload file → คลิก Next

4. อัปโหลดไฟล์ Excel Template ที่กรอกข้อมูลครบถ้วน

5. (ไม่บังคับ) ตั้งค่า Toggle ตามต้องการ

6. คลิก Import Now

Toggle พิเศษสำหรับ GR Import

Split by CUST_REF_REC_01: สร้างใบงาน Receipt แยกตาม PO Number แต่ทุกใบอยู่ภายใต้ GR ใบเดียว

2.4 การแก้ไข GR (เพิ่ม/ลบ ASN)

แก้ไขได้เฉพาะ GR ที่ Status = RECEIVING เท่านั้น | หาก GR เป็น RECEIVED ปุ่ม Edit GR จะถูก Disable

เพิ่ม ASN เข้า GR

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิกปุ่ม Edit GR บนใบงาน GR ที่ต้องการ

3. กรอก ASN ที่ต้องการในช่อง Search → คลิก Search Now

4. ติ๊ก Checkbox → คลิกลูกศร  ย้ายมาฝั่งขวา

5. คลิก Confirm → OK → OK

ลบ ASN ออกจาก GR

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิกปุ่ม Edit GR บนใบงาน GR ที่ต้องการ

3. ติ๊ก Checkbox ที่ ASN ฝั่งขวาที่ต้องการลบ → คลิกลูกศร  ย้ายมาฝั่งซ้าย

4. คลิก Confirm → OK → OK

2.5 การถอยสถานะ GR (Reopen)

ใช้เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลหลังจาก Confirm Receive ไปแล้ว

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิก + หน้าใบงาน GR เพื่อขยายรายการ

3. คลิก  (3 จุด) หน้าใบงาน Receipt ที่ต้องการถอยสถานะ

4. Hover ที่ Reopen → เลือกสถานะเป้าหมาย

5. คลิก OK → OK

Location ที่เคยระบุไว้จะถูก Clear ออกทั้งหมดหลัง Reopen

2.6 การ Export ข้อมูล GR

Export ข้อมูลทั้งหมด

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. คลิกปุ่ม Export Excel

Export เฉพาะบางรายการ

1. ไปที่เมนู Goods Receipt

2. ใช้ Quick Search กรองรายการที่ต้องการ

3. คลิกปุ่ม Export Excel

---

3. สแกนรับสินค้า — Handheld

การรับสินค้าผ่าน Handheld (HH) ดำเนินการโดยสแกนตาม Scan Profile ที่ตั้งค่าไว้ในระบบโดย Admin ซึ่งกำหนดลำดับการสแกน

ตัวอย่าง Scan Profile ที่ใช้บ่อย

3.1 การสร้าง GR และสแกนรับสินค้า (มี PO/ASN)

ใช้เมื่อมีใบงาน ASN Status = OPENED พร้อมแล้ว

ขั้นตอนที่ 1 — สร้างใบงาน GR บน Handheld

1. เปิดใช้งาน Handheld → Tab Operate → เมนู Scan Receive

2. คลิก  (3 จุด) มุมขวาบน → เลือก Create Goods Receipt

3. คลิกที่ช่อง Add document to The goods receipt

4. ติ๊ก Checkbox หน้าใบงาน ASN ที่ต้องการ (เลือกได้หลายใบ)

5. คลิก OK → คลิก Confirm เพื่อสร้างใบงาน GR

ขั้นตอนที่ 2 — สแกนรับสินค้า

1. สแกนตาม Scan Profile ที่กำหนด จนครบทุกรายการที่ต้องการรับ

2. คลิก Close Job → คลิก Confirm Close Job

3. คลิก Confirm Receive

4. เซ็นลายเซ็นบนหน้าจอ

5. คลิก Confirm Receive อีกครั้งเพื่อยืนยันขั้นสุดท้าย

Result when confirm receive

กรณีพิเศษ: รับสินค้าหลาย PO ใน Pallet เดียวกัน

ทำตามขั้นตอนปกติ (3.1) แต่เมื่อสแกนสินค้าให้สแกนสินค้าจากทุก ASN ลง Pallet หมายเลขเดียวกัน Scan Profile ต้องตั้งค่าเป็น Pallet > SKU > QTY

กรณีพิเศษ: รับด้วย Pallet Profile (Pallet only)

ใช้เมื่อ ASN ทุกรายการมีการกำหนด Pallet ID ไว้ล่วงหน้าทุก Line แล้ว เพียงสแกน Pallet Barcode ระบบดึงข้อมูลสินค้าทั้งหมดมาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องสแกน SKU แยก

3.2 การสแกนรับสินค้าแบบ Partial (รับไม่ครบ)

Inventory แสดงตามจำนวนที่รับจริงเท่านั้น

3.3 การสแกนรับสินค้าแบบไม่มี PO (HH)

1. Handheld → Tab Operate → เมนู Scan Receive

2. คลิก  → เลือก Create Goods Receipt

3. คลิก Confirm (ไม่ต้องเลือก ASN) → คลิก Next

4. สแกนตาม Scan Profile ที่กำหนด (เช่น SKU > QTY หรือ SKU > Lot > EXP > QTY)

5. คลิก Close Job → Confirm Close Job

6. คลิก Confirm Receive → เซ็นลายเซ็น → Confirm Receive

การพิมพ์ Receiving Tag จาก HH

1. ใน Scan Receive เข้าใบงาน GR ที่ Status = RECEIVED

2. คลิก Confirm

3. คลิก  → เลือก Print tags to receive all products

4. ระบบพิมพ์ Receiving Tag ตามที่ตั้งค่าไว้

3.4 การแก้ไข GR ผ่าน Handheld (เพิ่ม/ลบ ASN)

ทำได้เฉพาะ GR ที่ Status = RECEIVING เท่านั้น | หาก GR เป็น RECEIVED ช่อง Add document จะถูก Disable

เพิ่ม ASN เข้า GR ผ่าน HH

1. Tab Operate → Scan Receive

2. เลือกใบงาน GR ที่ต้องการ

3. คลิกที่ช่อง Add document to The goods receipt

4. ติ๊ก Checkbox หน้า ASN ที่ต้องการเพิ่ม → คลิก OK

ลบ ASN ออกจาก GR ผ่าน HH

1. Tab Operate → Scan Receive

2. เลือกใบงาน GR ที่ต้องการ

3. คลิกที่ช่อง Add document to The goods receipt

4. ยกเลิก Checkbox ที่ ASN ที่ต้องการนำออก → คลิก OK