การสร้างเอกสารรับสินค้าล่วงหน้า ด้วยการนำเข้าข้อมูลผ่านไฟล์เอ็กเซล

กรณีที่ลูกค้ามีการเชื่อมต่อระบบ MOLOG WMS กับระบบอื่น (เช่น B-Plus หรือ SAP B1) เมื่อผู้ใช้งานระบบทำการสร้างเอกสารสั่งซื้อในระบบบัญชี/ERP (เช่น B-Plus หรือ SAP B1) ระบบจะนำเข้าเอกสารนั้นมาเตรียมพร้อมไว้ที่เมนู "รับสินค้าล่วงหน้า" ใน MOLOG WMS เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการรับสินค้าต่อได้ทันที โดยไม่ต้องสร้างเอกสารซ้ำซ้อน

สิ่งที่ต้องเตรียม

1. ค่าตั้งต้น (Default)

2. ประเภทเอกสาร (Document Type)

การนำเข้าข้อมูลเพื่อสร้างเอกสารรับสินค้าล่วงหน้าเข้าสู่ระบบ MOLOG WMS สามารถทำได้ 2 รูปแบบ และสามารถเข้าใช้งานได้ 2 ช่องทางดังนี้

ขั้นตอน

1. ทำการเข้าสู่ระบบด้วย Username และ Password จากนั้นให้ทำการเข้าไปที่เมนู "ขาเข้า > รับสินค้าล่วงหน้า (Inbound > Advance Shipment Notice)"

1. เลือก "นำเข้าข้อมูล" ระบบจะแสดงหน้าต่าง (Pop-up) ให้ผู้ใช้งานเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการจากรายการที่ได้ตั้งค่าไว้ในเมนู ประเภทเอกสาร (Document Type)

   1. หากมีการตั้งค่า "ประเภทเอกสารตั้งต้น (Default Document Type)" ไว้ ระบบจะเลือกประเภทเอกสารนั้นให้ผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติก่อน ผู้ใช้งานยังสามารถคลิกเพื่อเปลี่ยนไปเลือกประเภทเอกสารอื่น ๆ ที่มีอยู่ในรายการได้เสมอ

1. เลือก "สร้าง" ระบบจะแสดงหน้าต่าง (Pop-up) ขึ้นเพื่อให้เลือกวิธีการนำเข้าข้อมูล มีด้วยกัน 2 รูปแบบคือ

   1. นำเข้าข้อมูลจากตาราง เป็นรูปแบบการนำเข้าข้อมูลด้วยตารางจากหน้าเว็บ ลักษณะการใช้งานคล้ายกับ Microsoft Excel

   2. นำเข้าข้อมูลจากการอัปโหลดไฟล์ เป็นรูปแบบการนำเข้าข้อมูลด้วยไฟล์ Excel (นามสกุลไฟล์ xlsx)หากไม่ได้ทำการเลือกรูปแบบการนำเข้าข้อมูล ระบบจะตั้งต้นเป็นการนำเข้าข้อมูลจากตารางเสมอ

1. เลือกรูปแบบการนำเข้าข้อมูลเป็นการนำเข้าจากการอัปโหลดไฟล์ เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วหน้าต่างจะหายไปเพื่อให้สามารถตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นในการนำเข้าอีกครั้ง เช่นข้อมูลของ Storer (กรณีลูกค้าเป็นผู้ให้บริการคลังสินค้า 3PL) ข้อมูลคลังสินค้า (Warehosue) ที่จะนำเข้าข้อมูล

1. กด "ถัดไป" ระบบจะพาไปยังแท็บ "อัปโหลดไฟล์" และแสดงหน้าจอสำหรับการอัปโหลด

   1. ระบบจะเปิดการทำงานในส่วนของ "หยุดการนำเข้าทั้งหมด หากติดปัญหาบางรายการ" หากไม่ต้องการให้ระบบหยุดการนำเข้าเมื่อพบปัญหา สามารถปิดการทำงานในส่วนนี้ก่อนนำเข้าข้อมูลได้

   2. เพื่อให้สามารถนำเข้าได้ทีละหลายเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้ระบบแยกเอกสารจากข้อมูลใด โดยระบบจะตั้งต้นให้ที่ "วันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า (Expect Receive Date)"

ระบบเปิดทำงานในส่วนของ "หยุดการนำเข้าทั้งหมด หากติดปัญหาบางรายการ" เพื่อเป็นการป้องกันในกรณีที่นำเข้าข้อมูลไม่สำเร็จ และง่ายต่อการแก้ไขข้อผิดพลาดเพื่อนำเข้าใหม่โดยไม่ต้องสร้างข้อมูลใหม่

โดยท่านสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการจะให้ระบบ แยกเอกสารได้ ดังนี้

1. วันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า (Expect Receive Date) **ค่าตั้งต้น

2. วันที่คาดว่าสินค้าจะมาถึง (ETA)

3. รหัสสินค้า (SKU Code)

4. พาเลท (Pallet ID)

5. วันที่ผลิต (MFD)

6. หมายเลขล็อต (Lot No)

7. ใบตราส่งสินค้าทางเรือ (Bill of Landing)

8. ข้อมูลอ้างอิงแบบไดนามิกสำหรับสินค้าขาเข้า ที่ทำการตั้งค่าไว้

1. เลือกจุดสามจุดที่มุมบนขวา แล้วเลือก "ดาวน์โหลด" ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์เอ็กเซล (ชื่อไฟล์: "TEMPLATE_ADVANCE_SHIPMENT_NOTICE_SERIAL.xlxs") ที่เป็นแบบร่างเอกสารนำเข้า ตามรูปแบบที่ระบบกำหนดไปยังเครื่องของผู้ใช้งาน

2. เปิดไฟล์เอ็กเซลที่เป็นแบบร่างจากระบบ พร้อมกรอกข้อมูลที่ต้องการนำเข้า โดยคอลัมน์ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) กำกับไว้ เป็นข้อมูลที่จำเป็นต่อการนำเข้าระบบ และต้องระบุเสมอ

1. เมื่อดำเนินการสร้างไฟล์เสร็จเรียบร้อยแล้ว ทำการบันทึกไฟล์เอ็กเซลให้เรียบร้อย จากนั้นกลับมายังหน้าจอของระบบ และเลือก "เลือกไฟล์เอ็กเซล" ระบบจะเปิดแฟ้มเอกสารของเครื่องขึ้นมาให้ผู้ใช้งานเลือกไฟล์ในการนำเข้า

2. เลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้าข้อมูลจากนั้นกด "Open" และเลือก "นำเข้าทันที"

3. ระบบจะแสดงผลการนำเข้า โดยแจ้งเลขที่ใบงานที่ถูกสร้างโดยการนำเข้าสำเร็จในระบบให้ผู้ใช้งานทราบ สามารถใช้ในการตรวจสอบข้อมูลการนำเข้าได้ ที่เมนู "ขาเข้า / รับสินค้าล่วงหน้า" ต่อไป

กรณีนำเข้าไม่สำเร็จ

หากทำการนำเข้าไฟล์แล้วผลการนำเข้าแสดงจำนวนตัวเลขที่ฝั่งของ "กรุณากรอกข้อมูลให้ครบถ้วน" นั้นแสดงว่าเกิดข้อผิดพลาดบางประการ และเมื่อเปิดดู "ผลการนำเข้าไม่สำเร็จ" ระบบจะแสดงรายละเอียดของการนำเข้าไม่เสร็จ ว่าเกิดจากสาเหตุใด เช่น SKU Not found คือ ไม่พบ SKU นี้ในระบบ

และเนื่องจากทำการเปิดใช้งานส่วนของ "หยุดการนำเข้าทั้งหมด หากติดปัญหาบางรายการ" ไว้ ทำให้มีรายการข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบ แต่จะยังไม่ถูกสร้างเอกสารในระบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำการแก้ไขข้อผิดพลาดในไฟล์เอ็กเซลตามที่ระบบแจ้งเสร็จเรียบร้อยแล้วไม่ต้องคัดกรองรายการที่นำเข้าสำเร็จออก ก่อนจะนำเข้าอีกครั้ง

ขั้นตอนถัดไป